Activités
Les dossiers clients sont séparés par activités.
Hormis pour les activité Contrats obsèques et Ventes diverses qui comporte quelques spécificités, le fonctionnement de l’application est exactement le même d’une activité à l’autre.
Ainsi, nous prendrons comme exemple l’activité Pompes funèbres pour expliciter la marche à suivre pour toutes les activités de l'application.
Fonctionnalités du tableau général
Duplication d'une activité
Tout d’abord, vous avez l’occasion en cliquant sur les 3 points situés à droite d’une activité de dupliquer celle-ci.
Un menu s’ouvre, complétez les champs ci-dessous.
Création d'une pièce commerciale
En cliquant sur les 3 points situés à droite d’une activité, vous pouvez créer un devis, une commande ou une facture en reprenant les informations générales du dossier.
Attention !
Contrairement à la fonctionnalité Générer le devis, dans l’onglet Génération du devis, créer une pièce commerciale de cette façon ne reprendront pas les articles et les services de la prestation demandée, donc la pièce ne comportera aucune ligne commerciale.
Fonctionnalités des différents onglets
Lorsque vous cliquez sur une activité, par exemple Pompes funèbres, le tableau général répertoriant la totalité des dossiers clients s’affiche comme ci-dessous.
Après avoir sélectionné un dossier, vous accédez à cette page.
1) Informations
L'onglet Informations permet de consulter les informations générales du défunt et de son pouvoir.
2) Services
L'onglet Services comporte un certain nombre de fonctionnalités :
A. Pour ajouter un service dans la prestation, il suffit de cliquer sur l’icône +, situé à gauche des services.
B. Lorsque vous cliquez sur la flèche correspondante, l'application donne l'occasion d'opérer 2 actions :
- Supprimer un service en cliquant sur l’icône poubelle
- Avoir une vue générale sur la répartition chronologique des services d'un dossier.
Pour cela, il convient de remplir la date et l'heure du service qui sera effectué chronologiquement en premier dans la prestation (le plus souvent Transport avant mise en bière).
Après avoir fait cela, vous pouvez dès à présent cliquez sur la flèche encadrée ci-dessus (B).
Désormais, vous avez la possibilité en cliquant sur les services, de visualiser la date et l'heure de chaque service de la prestation dans l'ordre chronologique.
Exemple :
C. Afin de compléter les informations d’un service, il convient de cliquer sur l’icône du service situé à gauche de l’écran comme ci-dessous :
3) Pièces commerciales
Cette page vous donne l’occasion de consulter l’intégralité des pièces commerciales créées à partir de ce dossier.
Nous pouvons constater dans notre exemple qu’un devis a été élaboré, et que nous sommes en attente de la réponse du prospect.
Astuce !
En cliquant dans l’encadré rouge ci-dessus, vous avez la possibilité de consulter directement le devis !
4) Génération du devis
Cette page affiche le récapitulatif de tous les articles et les services compris dans la prestation.
Afin de générer un devis prenant en compte automatiquement tous les articles et les services de la prestation, cliquez sur Générer le devis.
5) Documents administratifs
Si vous avez lié un document à une activité ou à un service présent dans la prestation, le document associé sera présent dans l’onglet Documents administratifs.
Cet onglet permet d’avoir un aperçu du document en question (A), de le télécharger (B) ou bien de l’expédier dans l’onglet Fichiers joints (C).
Attention !
Avant d’utiliser les outils explicités précédemment, pensez à cocher la case situé à gauche du document souhaité.